[영어 메일] 미팅 일정 변경, 취소하는 메일 영어로 쓰기

[영어 메일] 미팅 일정 변경, 취소하는 메일 영어로 쓰기

 

회사에서 외부 거래처 사람, 상사와 미팅을 하기 위해 약속을 잡는 일은 흔하죠. 꼭 업무적인 일이 아니더라도 병원 예약, 멘토와의 상담 예약 등 메일로 약속을 정하고 변경, 취소하는 일들이 흔히 있습니다. 상대방과 약속을 잡을 때는 미팅의 목적을 언급하고 상대방의 스케줄과 나의 스케줄을 조율하는 과정이 필요한데요. 예기치 못한 사정으로 일정을 연기하거나 재조정해야하는 경우도 많이 발생합니다. 나의 사정으로 기존 예약 일정을 변경하고 싶은 경우, 어떻게 이유를 영어로 말하는지 그리고 일정 재조정은 영어로 어떻게 표현하는지 살펴볼게요.

 

메일 제목

• Request to Reschedule Appointment 일정 재조정 요청
• Meeting Postponement 미팅 연기
• Canceled Meeting 미팅 취소

미팅 일정 연기

1. 메일을 쓴 목적 밝히기

간단한 인사 후, 메일을 쓴 목적인 '미팅 일정을 재조정해야 한다'를 영어 이메일의 서두에 먼저 언급해야 합니다.

• I'm writing to discuss the possibility of rescheduling our upcoming meeting.
• Could we consider moving our meeting to a later date?
• I would like to discuss the potential rescheduling of our meeting.

1. 일정 연기 이유 영어로 표현하기

• Unfortunately, I have a prior commitment that coincides with our original meeting time.
• An unexpected family commitment has arisen, and I won't be available during our scheduled meeting.
• Due to a sudden work obligation, I won't be able to attend our meeting as planned.

2. 사과 후 감사함 표현하기

• I apologize for any disruption this may cause and appreciate your understanding.
• I'm sorry for any inconvenience, and I appreciate your flexibility in this matter.
• I regret any inconvenience this may pose and thank you for your understanding.

3. 다시 일정 잡기

상대방에게 특정한 날이 괜찮냐고 물어볼 때는 Is it okay? 보다 'work for you' 또는 'convenient for you'를 활용해봅시다.

• Could we consider rescheduling the meeting to [일자] at [시간]?
• I suggest moving our discussion to [일자] at [시간]. Would that work for you?
• I propose we reconvene on [일자] or [시간]. How does that sound to you?

그리고 나로 인해 미팅 일정이 변경된만큼, 재조정된 미팅일자는 상대방의 스케줄에 언제든 맞추겠다는 표현을 해주면 좋습니다!

내가 제안한 날짜가 fix된 것이 아님을 언급해주는 거죠.

• If the proposed time doesn't suit your schedule, please suggest an alternative that works for you.
• I'm flexible and open to adjusting the meeting time to accommodate your availability.
• Your flexibility in finding a suitable time is highly appreciated.

미팅 일정 취소

미팅을 취소한다는 메일의 목적을 초반부에 언급할 때 사용하기 좋은 표현들입니다.

• I regret to inform you that we need to cancel our scheduled meeting.
• Unfortunately, due to unforeseen circumstances, I have to cancel our meeting.
• I am writing to let you know that we won't be able to proceed with our planned meeting.

이후에는 미팅 일정 연기 메일 내용과 유사하게 이유 설명 - 사과 및 감사함 표현 - 마무리인사 하시면 됩니다.